Problem Solving and Decision Making For Improvement

Detail Buku:

• Judul Buku: Problem Solving and Decision Making For Improvement
• Sub Judul: Cara Cerdas dan Efektif Dalam Memecahkan Masalah dan Mengambil Keputusan Untuk Meningkatkan Kinerja Organisasi
• ISBN: 978-979-22-7903-0
• Penulis: Berny Gomulya
• Penerbit: Gramedia Pustaka Utama, Jakarta
• Tahun Terbit: April 2012 (Cetakan kedua)
• Jumlah Halaman: xvii + 172

Daftar Isi:

• Sikap Pemecah Masalah
• Proses Berfikir Rasional
• Analisis Situasi: What's Going On?
• Analisis Persoalan: Why Did This Happen?
• Analisis Keputusan: What's Our Best Choice?
• Analisis Persoalan Potensial: What Could Go Wrong?

Resume Buku:

• Sesuatu yang ada dalam diri kita menentukan apakah kehidupan kita bisa terbang naik dan sukses. Orang sukses merespon masalah yang terjadi dengan cara yang berbeda dari orang kebanyakan. Sementara orang lain melihat masalah hanya sebagai masalah, orang sukses melihatnya sebagai peluang untuk memperbaiki diri dan menjadi lebih baik.
• Ada lima tipe karakter manusia dalam memecahkan masalah dan mengambil keputusan, yaitu:
• Tipe Pemimpi,  yaitu orang yang tidak pernah berusaha mencari tahu bagaimana mengubah gagasan brilian menjadi tindakan nyata.
• Tipe Cepat Bereaksi, yaitu orang yang bila memiliki masalah akan cepat bertindak. Namun orang dengan tipe ini terlalu cepat menentukan keputusan tanpa mencari tahu akar masalahnya.
• Tipe Pengeluh, yaitu orang yang cepat menyerah bila berhadapan dengan masalah.
• Tipe Pengkritik, yaitu orang yang selalu menyalahkan orang lain setiap kali ada sesuatu yang salah. Ia senang membicarakan kesalahan orang lain, tetapi ia sendiri tidak pernah berbuat sesuatu.
• Tipe Pemecah Masalah, yaitu orang yang menganalisis situasi, mencari tahu akar penyebab masalah, berani mengambil keputusan, menyusun rencana yang baik, mengamankan setiap rencana, serta mampu mengeksekusi dan memantau kemajuan setiap rencana mereka. Dengan menyeimbangkan antara proses berfikir rasional dan bertindak, mereka dapat menyelesaikan masalah dengan baik.

• Sikap yang dimiliki oleh pemecah masalah dan pengambil keputusan adalah memiki keyakinan, proaktif, tenang, berkomitmen, dan senantiasa belajar.
• Semua orang bisa menjadi pemecah masalah dan pengambil keputusan yang berbobot, jika saja kita mau belajar mengembangkan keterampilan, sikap, dan proses berpikir rasional yang tepat. 
• Semakin baik kita menganalisis masalah maka semakin baik kita dalam memberikan solusi berupa keputusan dan rencana tindakan. Semakin baik proses berpikir rasional kita maka semakin kita kita dalam memecahkan masalah dan mengambil keputusan.
• Kemampuan berpikir rasional adalah kemampuan untuk melihat variabel-variabel yang relevan dari suatu permasalahan, untuk mendapatkan, mengatur, dan menganalisis informasi yang sesuai (misalnya, fakta, pendapat, opini, penilaian, dan data) untuk menghasilkan kesimpulan yang matang, berbobot, dan bermutu.
• Kesimpulan berbobot membutuhkan masukan yang berkualias serta proses berpikir yang berkualitas pula.
• Pendekatan yang sama pada berbagai permasalahan sama saja layaknya seorang dokter yang mengobati setiap keluhan dengan aspirin. Jika kita sakit kepala, aspirin akan membantu. Tetapi jika kita mengeluhkan rasa mual atau kesulitan bernafas, tentu saja kita membutuhkan perawatan yang berbeda. Kita memerlukan strategi pemecahan masalah untuk situasi berbeda.
• Setiap proses analisis dirancang untuk membantu menjawab pertanyaan yang berbeda. Setiap proses terdiri atas serangkaian pertanyaan yang diatur sedemikian rupa untuk kita mencapai hasil yang diinginkan. Kemampuan menyusun dan mengajukan pertanyaan yang baik penting untuk proses analisis. Ada keterkaitan antara proses berpikir rasional dan mengajukan pertanyaan yang efektif. Kemampuan bertanya ini penting jika kita ingin memecahkan masalah yang kita hadapi, secara efektif pula.
• Saat ini, dengan membanjirnya informasi dan data, orang yang terdidik bukanlah orang yang menguasai informasi, melainkan orang yang mampu mengajukan "pertanyaan yang mencerahkan." Kita harus mengajukan pertanyaan yang akan mengungkapkan hal-hal yang perlu kita pelajari, mendapatkan dan mencerna informasi yang sesuai untuk membantu kita dalam memecahkan masalah dan mengambil keputusan.
• Analisis situasi membantu kita memahami dan mempelajari sebuah masalah rumit, kompleks, dan bersifat umum, dengan lebih efektif dan menyeluruh.
• Analisis situasi adalah metode analisis yang akan membantu kita memperjelas dan mengelola masalah. Metode ini membantu pengunakanya untuk mengidentifikasi, memahami, dan menata masalah sesuai dengan urutan prioritasnya, serta menentukan langkah selanjutnya untuk menanggulangi setiap masalah.
• Analisis Situasi terdiri dari empat proses utama yaitu:
• Mengidentifikasi Masalah, yaitu proses untuk mengidentifikasi setiap komponen yang ada di dalam suatu masalah sehingga kita dapat melihat lebih jelas masalah apa yang sedang kita hadapi. Cara mengidentifikasi masalah adalah dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan kunci seperti: Hal apa yang sekiranya sangat penting dalam situasi ini? dlsb. Masalah dapat diidentifikasi dengan beberapa cara, antara lain dengan membuat analisis SWOT, membandingkan antara target dan realisasi pencapaian, melakukan observasi lapangan, masukan dalam rapat, dll.
• Mengklarifikasi Masalah, yaitu suatu proses untuk mengklarifikasi masalah yang sudah diidentifikasi sebelumnya untuk menjadi masalah-masalah tunggal.
• Menentukan Prioritas Masalah, yaitu proses untuk menentukan masalah mana yang perlu ditangani terlebih dahulu. 3 komponen prioritas adalah Waktu, Dampak dan Trend. Masing-masing komponen dapat dikelompokkan menjadi 3 prioritas yaitu Tinggi, Sedang, dan Rendah.
• Menetapkan respon yang tepat terhadap masalah, yaitu langkah yang diambil untuk mengembangkan sejumlah strategi yang bisa diterapkan selanjutnya sesuai dengan hasil kerja kita sebelumnya.

• Kebiasaan kita ketika menghadapi persoalan adalah langsung "menebak" penyebab terjadinya persoalan, tanpa melakukan analisis yang mendalam. Ini yang disebut "hit & miss". Ketika kita menghadapi sebuah persoalan, kita acap kali berasumsi "seolah-olah" memahami duduk persoalannya dan mengetahui akar penyebab persoalan. Kita langsung dengan cepat bertindak dan melakukan sesuatu. Padahal, tindakan yang kita lakukan tidak menghilangkan sebab persoalan yang terjadi. Kita melakukan "Trial and Error". Berapa banyak waktu, energi, uang dan sumber daya yang terbuang percuma hanya pada akhirnya untuk mengetahui bahwa tndakan kita salah? Alih-alih mengurangi atau menghilangkan kerugian akibat adanya persoalan, kita malah menambah kerugian akibat adanya persoalan, kita malah menambah kerugian akibat pendekatan "hit & miss". Disinilah, pentingnya melakukan analisis persoalan secara cermat terlebih dahulu, sebelum kita mengambil langkah-langkah untuk menghilangkan akar penyebab persoalan. Analisis persoalan menghindarkan kita dari mengambil tindakan yang sia-sia, atau tindakan yang nantinya malah akan menciptakan persoalan lain. 
• Persoalan muncul karena adanya penyimpangan dari kondisi normal. Kondisi normal bisa berupa kebisaan yang terjadi, kondisi umum, dan gambaran keadaan sehari-hari. Penyimpangan terjadi pasti karena ada perubahan yang terjadi di masa lalu. Penyimpangan biasanya terjadi segera setelah terjadinya perubahan. Perubahan merupakan sebab penyimpangan. jadi, kalau kita ingin mencari sebab persoalan, kita harus menelusuri ke masa lalu, perubahan relevan appa yang terkait dengan perbedaan, yaitu kekhasan FAKTA kejadian dibandingkan BUKAN FAKTA kejadian. FAKTA persoalan adalah penyimpangan yang terjadi, sedangkan BUKAN FAKTA persoalan adalah penyimpangan yang mungkin terjadi, tetapi tidak terjadi.
• Analisis persoalan tidak mungkin dilakukan tanpa adanya informasi dan data faktual. Biasanya, ada banyak sekali informasi tersedia. Namun, acap kali, kita sadar akan ketersediaan informasi, ada di mana, atau bagaimana menggunakannya. Analisis persoalan membantu kita mendefinisikan secara spesifik, informasi apa yang diperlukan.
• Analisis persoalan membantu kita mengumpulkan, mengelola, dan menganalisis informasi dan data yang relevan, dengan tujuan menemukan akar persoalan. Seperti juga proses analisis lain, analisis persoalan terdiri atas serangkaian tahapan yang berurutan. Analisis persoalan (AP) terdiri atas delapan proses utama, yaitu:
• Merumuskan Penyimpangan 
• Menentukan FAKTA Persoalan
• Menentukan BUKAN FAKTA Persoalan
• Mencari Tahu Perbedaan FAKTA dan BUKAN FAKTA
• Mendeteksi Perubahan yang Terjadi Pada Bidang Perbedaan
• Mencari Sebab-sebab Yang Mungkin
• Menguji dan Menetapkan Sebab-sebab Yang Paling Mungkin
• Melakukan Verifikasi
• Hal lain yang perlu diwaspadai dalam melakukan analisis persoalan adalah bingkai pikir. Kebiasaan, pendidikan, pengetahuan, dan pengalaman telah membentuk pola dan membingkai cara berpikir kita. Kita hanya berpikir sebatas ruang lingkup bingkai berpikir kita. Bingkai berpikir membuat kita terperangkap pada informasi yang kita rasa dan anggap itu penting, menurut pola dan bingkai berpikir kita semata, akibatnya kita melewatkan informasi yang sebetulnya sangat vital, namun berada di luar bingkai berpikir kita.
• Setelah kita mengetahui sebab persoalan yang paling mungkin dan melakukan verifikasi, selanjutnya kita harus mengambil tindakan dan keputusan yang tepat agar persoalan tidak terjadi lagi. Dalam hal ini, kita bisa menerapkan Analisis Keputusan (AK).
• Pengalaman menunjukkan hubungan yang sangat erat antara pengambilan keputusan dan kinerja perusahaan. Sebagai seorang pemimpin, kita jangan ragu mengambil keputusan hanya karena ingin menyenangkan semua pihak, karena pada dasarnya pemimpin tidak bisa menyenangkan semua pihak. Asalkan pilihannya rasional, maka keputusan harus diambil.
• Pengambilan keputusan, berarti juga membuat pertukaran. Amat jarang kita dihadapkan pada pilihak yang ideal, yaitu sebuah alternatif yang memenuhi semua sasaran kita dengan sempurna. Biasanya, diantara berbagai pilihan, akan ada beberapa yang lebih sesuai dengan sebagaian kebutuhan kita, dibandingkan pilihan yang lain. Pembuatan keputusan berarti membuat pilihan yang bijak atas pertukaran yang kita lakukan. Keputusan yang efektif akan dihasilkan apabla kita sepenuhnya mengetahui, dan telah mempertimbangkan resiko-resiko yang meliputi keputusan itu. Riset menunjukkan bahwa pengambil keputusan yang efektif terlebih dahulu menelaah semua faktor dan resiko yang ada, sebelum dia menjatuhkan pilihannya.
• Keputusan didefinisikan sebagai suatu pilihan terbaik dari alternatif yang ada menurut si pengambil keputusan pada saat itu. Analisis Keputusan (AK) terdiri atas delapan proses utama, yaitu:
• Mendeskripsikan Tujuan Keputusan
• Membuat Sasaran
• Mengklarifikasi Sasaran Mutlak dan Sasaran Keinginan
• Menentukan Bobot Sasaran Keinginan
• Mengolaborasi Alternatif
• Menyeleksi dan Memberi Nilai Alternatif
• Mempertimbangkan Resiko Merugikan
• Menetapkan Pilihan Akhir
• Banyak keputusan gagal di tingkat operasional karena dalam prosesnya tidak melibatkan cukup banyak orang. ya, ada keputusan yang harus, dan perlu kita buat sendiri. Tetapi, dalam situasi tertentu, kita perlu melibatkan pihak lain dalam membuat keputusan. hal ini tidak berarti kita harus mengajak semua orang pemangku kepentingan untuk berkumpul di satu ruangan dan melakukan analisis bersama-sama. Kita dapat melibatkan beberapa orang saja, dalam pertemuan tatap muka satu-satu, atau dalam kelompok kecil. Melibatkan orang lain pada umumnya akan meningkatkan kualitas keputusan akhir kita.
• Dalam setiap keputusan biasanya ada resiko merugikan yang menyertainya. Agar resiko tersebut tidak mengganggu di kemudian hari, maka resiko tersebut dapat diantisipasi dengan menerapkan Analisis Persoalan Potensial (APP).
• Perencanaan yang dilakukan secara kurang menyeluruh, atau kurang cermat, akan berujung berantakan. Sebuah gagasan cemerlang bisa tampak ideal diatas kertas, namun, kerap kita tidak melihat kekurangan dan resiko gagalnya, sampai nanti gagasan itu diterapkan. Disinilah pentingnya kita melakukan analisis persoalan potensial, yaitu metode yang akan membantu kita memaksimalkan peluang keberhasilan saat kita menerapkan keputusan, perubahan, atau tindakan. Ini berati kita mengantisipasi kemungkinan gagal dari setiap keputusan yang kita ambil. Analisis persoalan potensial membantu kita menghindari persoalan di kemudian hari, sekaligus meminimalkan dampak persoalan, jika hal itu tetap terjadi.
• Analisis Persoalan Potensial (APP) terdiri atas delapan proses utama, yaitu:
• Merumuskan Rencana
• Menentukan Langkah kegiatan
• Mengenali langkah Krisis
• Mengidentifikasi Persoalan Potensial
• Mengidentifikasi Kemungkinan Sebab Persoalan Potensial
• Membuat Tindakan Pencegahan
• Membuat Tindakan Penanggulangan
• Membuat Sistem Kontrol
• Keberhasilan kita dalam mencapai tujuan atau membuat perubahan dipengaruhi oleh seberapa efektif kita menyiapkan diri terhadap persoalan yang mungkin muncul. Analisis persoalan potensial memungkinkan kita untuk mengantisipasi faktor-faktor yang berpotensi menghambat sehingga kita dapat mencegah, ataupun meminimalkan dampaknya.